پورتال پشتیبانی کایاکو مجهز به یک سیستم تیکیتینگ پیشرفته ای میباشد و صورت استفاده از این سیستم تیکتیینگ در کایاکو به دو صورت میباشد:
1- استفاده از صف ایمیل که سازمان شما در سمت Admin تعریف میشود و کاربر زمانی که به این ایمیل، ایمیلی ارسال کند کایاکو به صورت هوشمند این کاربر را عوض کرده و یوزر و پسورد ورود به قسمت کاربریرا ارسال مینماید و متن حاوی ایمیل را به عنوان تیکت ایجاد میکند
روش دوم به این صورت است که کاربر در قسمت کاربری اقدام به ثبت نام میکند که بعد یک ایمیل فعال سازی برای کاربر برای تایید هویت ارسال میشود و بعد از فعال سازی کاربر به راحتی از نل خود میتواند تیکت ارسال کند.
بعد از ثبت نام و فعال سازی حساب کاربر تمامی تماس ها و عملکردهای کاربر در تاریخچه،تمامی چت ها و تیکت ها در سیستم ثبت میشود و برای هر کدام کد رهگیری خاصی در نظر گرفته میشود.
کاربر پس از ورود به سیستم و ثبت تیکت خود یک سوال و مشکل خود را مطرح میکند و دپارتمان مربوطه موضوع را بررسی میکند و توضیحات لازم را به همراه فایل های پیوستی (درصورت نیاز) ثبت میکند و همان لحضه ایمیلی حاوی کد رهگیری تیکت ایجاد خواهد شد. و پس از پاسخگویی به تیکت مورد نظر ایمیلی جهت اطلاع به کاربر به وی ارسال خواهد شد.
کارمندان شما در پاسخگویی میتوانند وضعیت های مختلفی راثبت کنند.از جمله؛ در حال بررسی ، پاسخ داده شده و … ، این وضعیت ها میتوانند ویرایش کرد و تغییر داد.

پورتال پشتیبانی کایاکو مجهز به یک سیستم گفتگوی آنلاین فوق پیشرفته میباشد که شما به راحتی میتوانید با کاربران خود با استفاده از کایاکو دسکتاپ که در سیستم پرسنل نصب میشود چت کنید،تمامی این چت ها در تاریخچه کاربران ذخیره شده و برای هر یک از گفتگوها یک کد رهگیری خاصی ایجاد میشود.
شما میتوانید به راحتی چت ها را بین دپارتمان ها و کارمندان شرکت خود انتقال داده و یا میتوانید کارمندی را به گفتگوی ما بین خودتان و مشتری دعوت کنید.
کارمندان شما میتوانند در هر لحضه از چت ، متن های گفتگو را به عنوان تیکت از طرف مشتری ایجاد نماید، توجه داشته باشید که همزمان بعد از ایجاد تیکت ایمیلی حاوی اطلاعات تیکت برای کاربر شما ارسال خواهد شد.تمامی چت ها دارای سیستم نظر سنجی و سطح رضایت مشتری از پاسخ دهی کارمندان شما میباشد که به راحتی مشتری میتواند میزان رضایت خود را بعد از پایان چت اعلام نماید و مدیریت شرکت از میزان رضایت برخورد کارمندان خود در هنگام چت با مشتریان آگاه شود.
همچنین مشتریان میتوانند copy از چت های خود با دپارتمان مورد انتخابی را به ایمیل خود ارسال کند و یا پرینتی از چت های خود بگیرد.
تمامی کارمندان و پرسنل میتواند با هم گفت و گو کنند و فایل هایی به مشتری و کارمندان ارسال نمایند.
پورتال پشتیبانی کایاکو دارای یک سیستم فوق پیشرفته تشخیص هویت بازدیدکنندگان سایت شما میباشد که با استفاده از این سیستم پرسنل شما به راحتی میتوانند بدانند که در حال حاضر کدام کاربرها از سایت دیدن میکنند و حتی در حال مطالعه کدام تیکت ها میباشند، نام Ip که کاربران وارد سامانه شدند را مشخص میکند،آخرین بازدید این کاربر چه موقع بوده است و در صورت تمایل پرسنل شما میتواند پیامی برای دعوت کاربر برای چت کردن ارسال نماید که در صورت تایید کاربر ، پرسنل شما میتواند با آن کاربر چت نماید.
پرسنل شما میتوانند از متن های از پیش تعیین شده برای گفتوگو استفاده نمایند،برای مثال کاربری یک مشکل عمومی را مطرح مینماید،پرسنل با انتخاب متن و توضیح مربوط به آن مشکل را به کاربر بدون تایپ کردن ارسال مینماید که خود باعث صرفه جویی در وقت خواهد شد.
سیستم گفتگوی آنلاین کایاکو مجهز به ریموت دسکتاپ میباشد که پرسنل در صورت نیاز با ارسال پیغامی مبنی بر ریموت شدن به سیستم کاربر و تایید کردن کاربر میتواند به سیستم کاربر ریموت شود و آموزش های لازمه و مشکلات به وجود آمده را به راحتی رفع نماید.

در پنل Admin کایاکو به راحتی شما میتوانید دپارتمان ها و تیم های مختلفی ایجاد کنید.به عنوان مثال امکان دارد بخش فنی سازمان شما از دو تیم فنی با مدیریت واحد و یا جداگانه تشکیل شده باشد.شما به عنوان مدیر یک سازمان میتوانید کارمندانی با سطح دسترسی دلخواهی عضو یک دپارتمان در کایاکو کنید.و حتی در کایاکو میتوانید مدیر خاصی برای این دپارتمان ها انتخاب کرده تا تمامی امور مربوط به این دپارتمان را مشاهده و مدیریت نماید و از کارهای ارجاع داده شده به آنها گزارش گیری نموده و کارهای لازم را به آنها ارجاع دهد.
مدیر این دپارتمان می تواند شخص های خاصی را برای چت کردن در نظر بگیرد و یا دپارتمانی را ایجاد کند که حالت خصوصی داشته باشد و تنها برای کارمندان سازمان شما قابل مشاهده باشد تا مشتریان مستقیما نتوانند با آنها چت کنند و یا تیکت ارسال کنند.

آیا تا به حال به این فکر کرده اید چرا مکالمات تلفنی بین کشورهای دوردست گاهی هزینه آنها از مکالمات داخل کشور ارزان تر و با کیفیت تر است؟ این به خاطر استفاده از سیستم های voip میباشد که به جای سیتم های تلفن سنتی استفاده شده است.
کم هزینه و با کیفیت تر بودن سیستم های voip تنها گوشه ای از خدمات این سیستم میباشد.حتی میتوانید با voip امکانات دیگری نظیرترکیب با سرویس های کامپیوتری و اینترنتی را داشته باشید.با استفاده از voip شما سرویس های بی نظیری میتونید خلق و پیاده سازی کنید که این امکانات در سیستم های سنتی و سانترال یا امکان پذیر نیست و یا برای پیاده سازی این سناریو ها باید هزینه های خیلی خیلی بیشتری متحمل بشید.
voip انتقال صورت بر پایه پروتکل اینترنت میباشد که شما میتوانید با استفاده از اینترنت و شبکه های کامپیوتری برای انتقال صوت و مکالمات تلفنی استفاده کنید که این فقط گوشه ای از خدمات voip میباشد.
کایاکو دارای ماژول voip میباشد که میتواند با تلفیق شدن سیستم voip سازمان شما،میتوانید به عنوان یک SOFT PHONE استفاده کرد.بدون تردید ترکیب شدن این دو تکنولوژی با هم یک سیستم پاسخ گویی و پشتیبانی یکپارچه و مدرنی خلق کرد که امروزه در دنیای بزرگ تجارت و مشتری مداری ، و این گونه مدیریت کردن ارتباطات مشتری با سازمان شما کیفیت ارائه شتیبانی شما را خیلی بالا خواهد برد و چنین سیستمی یکی از الزامات در یک سازمان به حساب می آید.

در قسمت کاربری کایاکو قسمتی با عنوان مرکز آموزش و رفع ایرادات وجود دارد که شما میتوانیداز طرف مدیریت و یا دپارتمان ها مطالب موجود را مدیریت کرده و فایل های آموزشی خاصی رادر آن قرار دهید برای مثال سوالات متداولی را در آن درج کرده جواب های خاصی را برای آنها در نظر بگیرید.
تفاوت این سیستم با دیگر سیستم ها در این است که بسیاری از کاربران وقت خود را برای مطالعه این بخش ها صرف نمی کنند و همیشه بدون مطالعه موضوعی را مطرح میکنند، این بخش به نوعی طراحی شده است که سیستم از طریق جستجو در متن و عنوان تیکت به هنگام درج تیکت توسط کاربر، فایل های آموزشی و موارد مربوط به آنهارا قبل از درج تیکت پیشنهاد میکند تا کاربر بامطالعه آن دیگر نیازی به درج تیکت نداشته باشد.
حتی کاربران میتوانند برای مطالب ارائه شده در مرکز آموزش و رفع ایرادات نظر بدهند و یاسوالاتی مطرح کنند